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数据导出

简介​

功能简介​

可以将问卷数据以多种形式导出，支持：

  • 超大数据量与附件的后台导出
  • 多项填空、矩阵题的分列导出
  • 按表达式自定义附件 / 文档名称
  • 按打印模板（Excel / PDF / Word）导出

应用场景​

  • 管理员可以从数据管理后台处导出数据进行存档、备份。
  • 成员可以从表单权限组导出数据进行修改后再导入更新数据。

功能入口​

在「查看数据」页面的顶部工具栏，可以通过：

  • 「导出数据」按钮：进行原始数据、附件、打印模板等导出
  • 「批量打印」按钮：快捷打开“导出数据”弹窗，并默认选中“打印模板”导出

示例：此处可展示数据页面顶部工具栏的截图，标明「导出数据」和「批量打印」按钮的位置，方便新用户快速找到入口。

导出数据​

直接复制粘贴​

可以像操作 Excel 一样，直接选中指定的行或者区域并且复制粘贴到 Excel。

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导出原始数据​

点击工具栏中的「导出数据」，会弹出导出菜单：

  • 导出原始数据（.xlsx）
  • 导出所有附件
  • 导出选中数据（.xlsx）（有选中记录时出现）
  • 按条件导出…

示例：此处可展示导出数据下拉菜单的截图，标注“导出原始数据 / 导出所有附件 / 导出选中数据 / 按条件导出”等入口，帮助用户理解每个快捷项。

点击「导出原始数据（.xlsx）」会导出当前问卷内的所有数据；点击「按条件导出…」会打开导出弹窗，可以精细配置导出内容和条件。

在导出弹窗中，导出模式共有三种：

  • 全量导出，导出所有数据
  • 导出当前页，导出当前页面的所有数据
  • 导出选中，我们可以像操作 Excel 一样操作数据表格，选中具体的行进行导出

示例：此处可展示导出弹窗的基础设置区域截图，包含「导出内容 / 时间段 / 导出模式」三个字段。

常用的导出配置如下：

  • 导出内容：数据详情表 / 答案附件 / 数据+附件 / 问题得分 / 打印模板
  • 时间段：按答题时间过滤要导出的数据
  • 导出模式：全量 / 当前页 / 导出选中

在导出数据时，还可以展开「高级设置」：

  • 数据类型：文本数据 / 编码数据（支持导出为 SPSS）
  • 导出格式：Excel（.xlsx）或 SPSS（.sav）
  • 附件命名：原始文件名 / 按表达式命名（见下文）

示例：此处可展示导出弹窗展开「高级设置」后的截图，突出“数据类型 / 导出格式 / 附件命名”等配置项。

点击「导出」后，系统会以后台任务的方式生成导出文件（见文末“后台导出与下载”）。

导出附件​

支持导出原始数据（Excel 格式）和导出所有附件，为了防止重复，附件名默认会携带从 1 开始的后缀编号。

自定义命名导出​

1）点击「导出数据 >> 按条件导出」，导出内容选择 答案附件（或 数据+附件），附件命名选择「通过填写的内容命名」

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2）点击选择关联字段，我们可以根据填写的问卷内容来重命名导出的附件名称

如下所示，导出的附件名，由三个部分组成

  • ① 问卷内填写的答案
  • ② 内置的命名变量，支持如下变量
    • 原始文件名，上传时候的原始文件名
    • 连续序号，如当前问卷共有 100 条数据，则序号从 1-100
    • 同一问卷内连续序号，如一条数据内可以上传多个附件，则本条数据内的多个附件编号，从 1-N
    • 附件上传日期时间，格式为 年月日时分秒，比如 20230808231122
    • 附件上传日期，格式为 年月日，比如 20230808
    • 附件问题标题，比如上传附件对应的问题标题为 身份证，则导出的附件该变量会被替换为 身份证
  • ③ 自定义文字，自定义文字在导出的附件里面将原样输出

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如 第 100 份答案姓名为张三上传的第一个附件 最终生成的文件名就是 张三_100_1_附件

示例：此处可展示附件命名表达式配置界面和生成文件名示意图，帮助用户理解变量如何替换成真实值。

按打印模板导出（Excel / PDF / Word）​

除了导出原始数据外，还可以按打印模板导出，生成带排版的 Excel、PDF 或 Word 文件。

打开打印模板导出​

有两种方式进入：

  • 在数据页点击「导出数据 >> 按条件导出」，在「导出内容」中选择 打印模板；
  • 或者点击工具栏上的「批量打印」按钮，系统会自动弹出导出弹窗并切换到 打印模板。

示例：此处可展示导出弹窗在“导出内容”选择为「打印模板」时的截图，右侧显示模板下拉列表，帮助用户理解如何切换到模板导出。

选择模板与导出格式​

在导出弹窗中选择：

  1. 导出内容：选择 打印模板
  2. 打印模板：从下拉框中选择一套模板（Excel 模板或 Word 模板）
  3. 模板导出格式：
    • 对于 Excel 模板：
      • 可选择导出为 Excel(.xlsx) 或 PDF(.pdf)
    • 对于 Word 模板：
      • 每份答卷生成一个 .docx 文档，多个答卷会打包为一个 zip 文件
  4. 时间段 & 导出模式：与原始数据导出一致，可选择全量 / 当前页 / 导出选中

示例：此处可展示模板导出格式的截图，一张展示 Excel 模板下“Excel/PDF” 选项，另一张展示 Word 模板下“导出为 Word 文档（zip 打包）”的说明。

Word 模板的文件命名​

当使用 Word 打印模板时，可以复用「附件命名」规则，为每一份 Word 文档生成自定义文件名：

  1. 在导出弹窗中，导出内容选择 打印模板，且选中的模板类型为 Word 模板
  2. 在「附件命名」中选择「通过填写的内容命名」
  3. 使用与附件导出相同的表达式语法（如 #{serialNum}_#{questionId}）组合文件名

系统会为每份答卷生成一个 Word 文档，并打包为 zip：

  • 如果表达式生成的文件名存在重复，系统会自动在后面追加 _2、_3 等后缀以保证不重名
  • 你可以用同一套命名表达式，同时适用于附件导出和 Word 文档导出

示例：此处可展示当模板为 Word 时，在导出弹窗中配置「附件命名」的界面截图，标出表达式输入框和示例变量。

后台导出与下载​

无论导出原始数据、附件还是打印模板，点击「导出」后，系统都会以后台任务的方式生成文件：

  1. 弹出「后台导出」状态窗口，显示任务状态：
    • 即将开始 / 处理中
    • 已完成
    • 失败 / 任务不存在
  2. 当任务完成时：
    • 浏览器会尝试自动打开下载链接
    • 如未自动下载，可以点击「复制下载链接」手动在浏览器中打开，或点击「直接下载」

示例：此处可展示「后台导出」状态弹窗截图，包括状态文本、复制下载链接按钮和直接下载按钮的样式，方便用户对照界面操作。

后台导出的链接会在一段时间后失效，如任务过期，可以重新发起一次导出。建议在导出成功后，将重要数据和文件妥善保存或同步到内部存储系统。

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